Garis panduan penyediaan Nota Serah Tugas ini disediakan bagi membantu Pihak Pengurusan dan agensi-agensi dibawah termasuk Pejabat Pelajaran Daerah dan Sekolah-sekolah menyediakan Nota Serah Tugas yang seragam dan sesuai mengikut format yang digunakan oleh semua Kementerian dan Jabatan Kerajaan.

Contoh Nota Serah Tugas ini sangat berguna untuk rujukan kepada guru-guru atau pejawat awam yang akan menamatkan perkhidmatan di sesebuah institusi. Hal ini termasuklah pertukaran, persaraan atau penamatan perkhidmatan.

Pertukaran merupakan salah satu fungsi pengurusan sumber manusia yang penting. Pegawai akan dapat memberi perkhidmatan yang cemerlang sekiranya ditempatkan di jawatan yang bersesuaian dengan kompetensinya. Urusan pertukaran yang tidak dilaksanakan dengan baik akan memberikan kesan yang negatif bukan sahaja kepada organisasi tetapi kepada pegawai yang terlibat. 

Berikut merupakan beberapa perkara yang perlu diberi perhatian sebelum meninggalkan tempat kerja semasa:

• mematuhi arahan pertukaran yang dikeluarkan. Mana-mana pegawai yang ingkar boleh dikenakan tindakan tatatertib kecuali pegawai mempunyai alasan yang munasabah dan diterima oleh Ketua Jabatan.
• menyediakan Nota Serah Tugas yang lengkap untuk melicinkan pengambilalihan tugas oleh pegawai pengganti.
• mengembalikan semua barangan serta peralatan yang diperuntukkan ke atas jawatan.

Dapatkan contoh nota serah tugas guru

Admin insha-Allah akan mengumpulkan bahan-bahan panduan pengurusan lengkap bagi guru-guru dan penjawat awam yang lain. Koleksi bahan ini boleh digunakan oleh untuk tahun ini atau rujukan tahun-tahun akan datang.

Rujukan berkaitan:

• Surat Edaran JPA.193/6/3-4/(20) Bertarikh 19 Julai 1985 Penggunaan Format Nota Serah Tugas Yang Seragam Bagi Pegawai-pegawai Yang Terlibat Dengan Pertukaran.
• Pekeliling Perkhidmatan Bil 3 Tahun 2004 Panduan Pertukaran Pegawai Awam.

Kandungan Nota Serah Tugas

Berikut merupakan kandungan yang perlu dimuatkan dalam nota serah tugas yang disediakan sebelum berpindah ke tempat kerja lain atau ketika menamatkan perkhidmatan:

1. Surat Penyertaan dan Akaun Terima Nota Serah Tugas 
2. Senarai Tugas Jawatan
3. Kedudukan Terakhir Tugas-Tugas Yang Belum Rasmi
4. Senarai Hartabenda / Peralatan Pejabat
5. Kedudukan Kewangan Akaun dan Lain-Lain
6. Fail Meja
7. Manual Prosedur Kerja
8. Hal-Hal Lain

Kenapa perlu serah nota tugas? 

Pertukaran, naik pangkat dan penamatan perkhidmatan adalah lumrah kepada Perkhidmatan Awam. Setiap pegawai dan kakitangan kerajaan akan melalui proses ini dan ianya adalah selaras dengan hasrat kerajaan untuk membentuk kakitangan yang berkebolehan disetiap skim perkhidmatan masing-masing.

Setiap tugas yang ditinggalkan akan diteruskan oleh penganti, proses peralihan tugas dan maklumat ini kadangkala menimbulkan masalah kerana butiran tugas dan kerja belum selesai dan rujukan yang tidak jelas.

Masalah yang berlaku sebelum ini adalah kerana tiada contoh atau format yang seragam yang boleh digunakan di peringkat Jabatan. Selain itu, terdapat juga pegawai-pegawai yang bertukar tidak menyediakan Nota Serah Tugas kerana garis panduan yang terdapat di dalam pekeliling tidak dipatuhi.

Setiap proses pertukaran, naik pangkat, atau penamatan perkhidmatan pegawai perlu disertakan dengan Nota Serah Tugas yang sesuai dan selaras dengan panduan yang dikeluarkan oleh Kerajaan Malaysia.

MUAT TURUN:

• Garis Panduan Penyediaan Nota Serah Tugas
• Contoh Nota Serah Tugas (Format PDF)
• Contoh Nota Serah Tugas (Format Word)